Dienstag, 12. April 2011

„Was nervt Sie in Ihrem Büroalltag am meisten?“

Die Regus Management GmbH, ein Anbieter für Arbeitsplatzlösungen, hat in Deutschland eine Umfrage unter Arbeitnehmern aus verschiedenen Branchen durchgeführt. Diesen Personen wurde folgende Frage gestellt: „Was nervt Sie in Ihrem Büroalltag am meisten?“

Machen Sie doch einmal den Test und schauen Sie, ob Sie auf ein ähnliches Ergebnis kommen. Vergeben Sie Platz 10 bis 1 und beginnen Sie bei der Auflistung mit den weniger nervenden Punkten im Zusammenhang mit Ihren Kollegenund Kolleginnen. Arbeiten Sie sich so zu Platz 1 vor.

Hier nun das Umfrageergebnis. Einiges hat mich selbst sehr erstaunt und ich hätte dieses Ergebnis so nicht erwartet.

Platz 10 (von 5,8% der Befragten genannt): Selbstgespräche

Kollegen, die ständig alles kommentieren müssen, auch wenn sie es nur in Selbstgesprächen machen, werden als nervend empfunden.

Platz 9: Kopierstau

Was offensichtlich doch recht häufig vorkommt ist ein Kopierstau, den Kollegen hinterlassen, ohne ihn zu beheben.

Platz 8 (ca. 10%): Musik am Arbeitsplatz

Die Geschmäcker sind verschieden, so auch in der Musik. Musik am Arbeitsplatz wird von vielen als störend empfunden, wobei die Empfindung als Störenfried in den Branchen sehr stark variiert. Im Bereich Finanzwesen nehmen drei Mal so viele der Befragten Musik am Arbeitsplatz als störend wahr.

Platz 7 (12,7 %): Volle Mülleimer

Volle Mülleimer, die nicht entleert werden, weil sich beispielsweise niemand dafür zuständig fühlt – das bringt viele Mitarbeiter zur Weißglut.

Platz 6 (13,6%): Abstreiten von Fehlern

Kommt in den Büros offensichtlich doch recht häufig vor. Im Gesundheitswesen wird diese Bürosünde sogar von 60% der Befragten als Nr. 1 bezeichnet.

Platz 5 (ca. 15%): Tratsch

Auch wenn es in vielen Büros gang und gäbe ist, so wird Tratsch und Klatsch von vielen als störend empfunden.

Platz 4 (ca. 20%): Private Telefonate

Private oder auch laute Telefongespräche liegen im Ranking der Top-10-Bürosünden schon weit vorne. Auch hier gibt es wieder einen großen Branchenunterschied: Im Bereich Einzelhandel, Großhandel und E-Commerce bezeichneten sogar 80 % der Befragten private Telefongespräche als störend.

Platz 3 (ca. 30%): Unpünktlichkeit

Wohl nicht nur im Büroalltag wird Unpünktlichkeit als nervend empfunden. Unpünktlichkeit nehmen viele als fehlende Wertschätzung wahr und wer mag das schon.

Platz 2: Schmutz

Sei es jetzt in der Büroküche, -toilette oder im Büro selbst – Schmutz nervt. Ok, das ist nun keine sonderliche Überraschung auf diesem Platz.

Platz 1: Schlechte Gerüche, Rauchen und Alkohol trinken am Arbeitsplatz

Auf Platz 1 stehen gleich drei Störenfriede – alle drei an dieser Stelle kann ich nachvollziehen. Was mich allerdings sehr verwundert hat, dass Alkohol trinken am Büroarbeitsplatz von so vielen genannt wurde. Das hätte ich nicht gedacht!

Fazit: Alle Punkte kosten im Arbeitsalltag Zeit und/oder führen zu schlechtem Betriebsklima. Eigentlich lassen sich diese nervigen Umstände problemlos beheben. Einige mit klaren Organisationsanweisungen - andere mit etwas mehr Achtsamkeit gegenüber seiner Umgebung und Kollegen und Kolleginnen.

Quelle: gefunden bei zeitblüten.de

Donnerstag, 7. April 2011

Gut organisiert für 2011? - Das war meine Frage am 8. Januar 2011

Für alle, die das Posting verpasst haben - hier noch einmal der Test
"Wie steht's mit Ihrer Organisation?"


Alle anderen können, nachdem das erste Quartal 2011 nun schon vergangen ist, Zwischenbilanz ziehen. Stehen die guten Vorsätze für 2011 schon auf dem Abstellgleis, ist das ein oder andere Vorhaben schon begonnen bzw. umgesetzt oder steht es zumindest noch auf der to-do-Liste.

Das Büro - organisisiert oder Chaos? Jeder sehnt sich nach einem papierlosen Büro - aber das wird wohl trotz vielfältiger technischer Hilfsmittel und Tools ein Traum bleiben.

Träumen Sie nicht - tun Sie etwas, damit Ihr Arbeitsalltag nicht mit Slalom läufen um Papierberge und ständigem Suchen nach Unterlagen und Informationen bestimmt wird, Ihr PC-Bildschirm sich zur Pinnwand von Post-its verwandelt und Sie genervt und gestressst versuchen, an Ihrem Arbeitstag das zu schaffen, was Sie sich vorgenommen haben.

Spätestens dann, wenn Sie die Farbe Ihres Schreibtisches nicht mehr erkennen und sich auch gar nicht mehr daran erinnern können, wird es Zeit zu Handeln!

Finden Sie heraus, wo Sie stehen. Hier ein paar Fragen, mit denen Sie herausfinden, wie gut oder schlecht Sie organisiert sind:
  1. Befinden sich auf Ihrem Schreibtisch nur Unterlagen für die Aufgabe, die Sie gerade bearbeiten?
  2. Arbeiten Sie mit nur einem Posteingangskorb?
  3. Arbeiten Sie mit einer terminbezogenen Wiedervorlage, so dass Unterlagen sich nicht an Ihrem Arbeitsplatz stapeln?
  4. Haben Sie ein System für laufende Projekte, so dass Sie Unterlagen und Informationen innerhalb kürzester Zeit finden?
  5. Haben Sie ein Ablagesystem, in dem sich auch andere Mitarbeiter schnell zurechtfinden können, falls Sie einmal unverhofft im Job ausfallen?
  6. Erleichtern Sie die Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben mit Hilfe von Checklisten?
  7. Kennen Sie die Aufbewahrungspflichten für Ihre Unterlagen?
  8. Arbeiten Sie mit einem System, mit welchem Sie stets auf dem Laufenden in Sachen Vertragsmanagement (Fälligkeit, Laufzeit, Kündigung) sind?
  9. Arbeiten Sie mit einem System, welches Ihnen stets einen genauen Überblick über Ihre Aufgaben und Termine ermöglicht?
  10. Haben Sie oft das Gefühl, nicht alles das zu schaffen, was Sie sich vorgenommen haben?
Wie viel mal haben Sie die Fragen mit Ja beantwortet?

10 mal super organisiert

7-9 mal gut organisiert, mit Hilfe von kleinen Tipps lässt sich noch einiges verbessern

3-6 mal Büroorganisation ist für Sie ein Thema, welchem Sie sich nachhaltig widmen sollten. Dann können Sie sicher sein, dass Sie mit noch mehr Effizienz und Arbeitsfreude Ihren beruflichen Alltag erleben werden.

1-2 mal kein hoffnungsloser Fall - Sie sollten sich jedoch eingehend mit Büroorganisation befassen und Sie werden erkennen, mit welchen Möglichkeiten positive Veränderungen erreicht werden können.

Überall dort, wo Sie mit Nein geantwortet haben, sitzen Potentiale und die Chance zur positiven Veränderung. Sie werden sehen, mit mehr Ordnung und System im Büro, lassen sich die Aufgaben stressfreier und effizienter bewältigen. Entzerren Sie Ihren Arbeitsalltag.

Sie benötigen Unterstützung? Dann rufen Sie mich an. Sie erreichen mich unter 02381 | 426 66 19 oder schreiben mir ein eMail (www.office-consulting-reinberg.de/kontakt1.htm) - und wir finden gemeinsam Lösungsansätze. Gern unterstütze ich Sie auch im Umsetzungsprozess.

Freitag, 1. April 2011

Aktenfluss statt Aktenstau

Wo sehr viele Informationen aufbewahrt werden müssen kommt es oft zum Akten- oder auch Informationsstau. Da wir von einem papierlosen Büro immer noch weit entfernt sind, heißt das:

  • Büroräume mutieren zum Abstellraum
  • mehr Papier führt zwangsläufig zu einem erhöhten Verwaltungs- und Suchaufwand

mögliche Ursachen:

  • die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind im Unternehmen nicht oder nur teilweise bekannt und treffen auch nicht auf alle Unterlagen zu
  • die Weiterleitung von Akten in das Archiv oder Vernichtung von Unterlagen findet nur sporadisch statt, wenn das Büro bereits aus allen Nähten platzt
  • es gibt keine klaren Regelungen im Unternehmen zur Archivierung und Vernichtung von Unterlagen
  • Mitarbeiter als „Akten-Sammler“ – nach dem Motto: „..könnt ich ja nochmal brauchen..“

daraus resultieren:

  • wachsende Papierberge
  • erhöhte Suchzeiten
  • unnütze Wege
  • der Verwaltungsaufwand und somit Kosten steigen
  • Unübersichtlichkeit
  • Platzmangel

Lösungsmöglichkeiten:

  • Reorganisation des Ablage- und Dokumentensystems
  • Einführung von Registraturstufen
  • wenn noch nicht vorhanden – Anlegen eines Archives
  • gesetzliche Aufbewahrungsfristen kommunizieren
  • EDV-gestützte Informationsverwaltung

Für Fragen und weitere Informationen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.

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