Wo sehr viele Informationen aufbewahrt werden müssen kommt es oft zum Akten- oder auch Informationsstau. Da wir von einem papierlosen Büro immer noch weit entfernt sind, heißt das:
- Büroräume mutieren zum Abstellraum
- mehr Papier führt zwangsläufig zu einem erhöhten Verwaltungs- und Suchaufwand
mögliche Ursachen:
- die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind im Unternehmen nicht oder nur teilweise bekannt und treffen auch nicht auf alle Unterlagen zu
- die Weiterleitung von Akten in das Archiv oder Vernichtung von Unterlagen findet nur sporadisch statt, wenn das Büro bereits aus allen Nähten platzt
- es gibt keine klaren Regelungen im Unternehmen zur Archivierung und Vernichtung von Unterlagen
- Mitarbeiter als „Akten-Sammler“ – nach dem Motto: „..könnt ich ja nochmal brauchen..“
daraus resultieren:
- wachsende Papierberge
- erhöhte Suchzeiten
- unnütze Wege
- der Verwaltungsaufwand und somit Kosten steigen
- Unübersichtlichkeit
- Platzmangel
Lösungsmöglichkeiten:
- Reorganisation des Ablage- und Dokumentensystems
- Einführung von Registraturstufen
- wenn noch nicht vorhanden – Anlegen eines Archives
- gesetzliche Aufbewahrungsfristen kommunizieren
- EDV-gestützte Informationsverwaltung
Für Fragen und weitere Informationen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.
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