Aufgabenplanung heißt Prioritäten setzen

Schon Goethe schrieb:

"Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere ein Kinderspiel."

Die "ABC-Analyse" ist eine Möglichkeit, seine Aufgaben zu priorisieren. Im heutigen Büroalltag hat sich jedoch aus meiner Sicht die Methode nach dem "Eisenhower-Prinzip" bewährt. Denn neben der Wichtigkeit ist auch die Dringlichkeit eine weitere, erforderliche Klassifizierung. Man fügt den ABC-Aufgaben auch noch eine weitere Kategorie - die D-Aufgaben - hinzu. Die Beachtung von Wichtig- und Dringlichkeit ist die Basis bei der Planung und Strukturierung sowohl der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit als auch der zu erledigenden Aufgaben.

A-Aufgaben: wichtig und dringend
sofortige Erledigung und nicht zu delegieren

B-Aufgaben: nicht dringend, aber wichtig
fallen in der Praxis meist der "Aufschiebritis" zum Opfer
werden jedoch irgendwann dringend - Vorbeugung: rechtzeitige Planung

C-Aufgaben: dringend, aber weniger wichtig
Routinetätigkeiten, die delegierbar sind

D-Aufgaben: weder wichtig, noch dringend
ersatzlos streichen!

Die Priorisierung Ihrer Aufgaben ist der erste Schritt für einen entspannteren Büroalltag und Sie werden erkennen, dass Sie mit vergleichsweise wenig Zeit einen großen Teil Ihrer zielführenden Aufgaben bewältigen. Wichtig ist immer: Aufschreiben! Dann haben Sie einen Überblick aller Aufgaben und können gezielt an die Priorisierung herangehen.

Sie benötigen weitere Beratung und Unterstützung? Dann rufen Sie mich an. Sie erreichen mich unter der Telefon-Nr.: 02381 | 436 66 19 oder schreiben an info(at)office-consulting-reinberg.de

Weitere Informationen zu Beratungsinhalten und Leistungen finden Sie auf meiner Homepage

infra-struktur - Software für Unternehmen um Informationen und Geschäftsprozesse in Echtzeit zu strukturieren

• infra-struktur sammelt automatisch alle Informationen aller Kommunikationsarten intern und extern und erzeugt so ein komplettes Bild zu einem bestimmten Vorgang.

• Im Laufe der Zeit entwickelt sich somit ein selbst wachsendes Gedächtnis aller Kommunikationsabläufe des Unternehmens.
  

• Keine Information geht mehr verloren, jede Notiz kann auch noch Monate und Jahre später wieder abgerufen werden.

• "infra-struktur" ermöglicht die Umsetzung von strukturierten Arbeitsweisen und ein effizientes Arbeiten im Team. Jeder Mitarbeiter ist über alle relevanten internen und externen Vorgänge stets rundum informiert.

Interesse? Dann vereinbaren Sie einen für Sie kostenfreien Präsentationstermin
unter Telefon 02381 | 436 66 19

Gern beantworte ich Ihre Fragen - OCR::Office Consulting Reinberg

Weitere Informationen zu Beratung, Seminaren und Trainings erhalten Sie unter: www.office-consulting-reinberg.de

Überforderung hilft niemandem

Tagung über Bunr-out-Syndrom - 3. Dresdner Form Employability mit einem ebenso populärem wie schwierigem Thema: "Burn-out: Arbeitsunfall der Mdoderne? - Neue Wege der Prävention"

Laut einer aktuellen Krankenkassen-Studie seien die Fehlzeiten aufgrund psychischer Erkrankungen in den Unternehmen seit 1997 um 93% gestiegen. In die gleiche Richtung weisen auch die Daten der gesetzlichen Rentenversicherungsträger: Bei fast 38% der im Jahr 2009 bewilligten Erwerbsminderungsrenten war eine psychische Krankheit Ursache des vorzeitigen Berufsausstiegs. Die Kosten für Produktionsausfälle aufgrund von Burn-out werden von der Wirtschaft inzwischen auf fast vier Milliarden Euro jählich geschätzt.


Hier ein Auszug aus dem Interview mit VBG-Arbeitspsychologin Susanne Roscher zu Ursachen und Prävention:

Was ist Burn-out?

Roscher: Für Burn-out, zu Deutsch: das Ausgebranntsein, gibt es keine allgemeine Definition und auch keine eigenständige Diagnose. Es ist ein Prozess in Etappen. Er beginnt häufig mit einem Gefühl innerer Leere, Verzweiflung und Hilfslosigkeit. Meistens klagen die Betroffenen über psychosomatische Beschwerden, wie Kopf- und Rückenschmerzen, Magen-Darm-Beschwerden und Schlaflosigkeit. Schließlich schaffen sie ihre Arbeit nicht mehr.

Wer ist besonders gefährdet?

Burn-out kann theoretisch jeden ereilen. Frauen sind genauso davon betroffen wie Männer, ältere wie jüngere Kollegen. Es gibt auch keine besonders gefährdete Berufsgruppe. Fest steht aber: Es trifft oft die Fleißigen. Mitarbeiter, die stets alles richtig machen möchten, schwer Nein sagen können, brennen aus, wenn sie ihren eigenen hohen Erwartungen an sich selbst, wenn sie Leistungen nicht mehr erbringen können. Das sind in der Firma meist gute Leute, die schwer zu ersetzen sind.

Was sind die Ursachen für Burn-out?

Sie liegen zum einen in jeder Person selbst. Überzogenen Ehrgeiz und selbst erzeugter Leistungsdruck nach dem Motto: "Ich schaff' das schon alles". Dazu kommen häufig Konflikte im Job oder auch in der Familie.


Was kann der Betrieb tun, damit es nicht zum Burn-out kommt?

Die beste Prophylaxe ist ein gutes Arbeits- und soziales Klima. Das beginnt mit der Arbeitsorganisation, für die der Chef die Verantwortung trägt. Die Aufgaben für den Einzelnen sollten so bemessen sein, dass der Mitarbeiter weder unter- noch überfordert ist. Aufgaben werden auf breite Schultern verteilt und nicht dem aufgehalst, der zuerst "Hier" ruft. Die Kommunikaion im Team und vom Leiter zu den Kollegen muss stimmen. Chefs sollten ihren Mitarbeitern auch Sicherheit geben - zum Beispiel indem sie signalisieren: Sie dürfen auch mal Fehler machen.

Quelle: VBG-Report/2011

Organisationsberatung, Büro- und Arbeitsorganisation, Selbst- und Zeitmanagement:
www.office-consulting-reinberg.de oder Telefon: 02381 | 436 66 19

Gut organisiert für 2011?

Das Büro - organisiert oder Chaos? Jeder sehnt sich nach einem papierlosen Büro - aber das wird wohl trotz vielfältiger technischer Hilfmittel und Tools ein Traum bleiben.

Träumen Sie nicht - tun Sie etwas, damit Ihr Arbeitsalltag nicht mit Slalomläufen um Papierberge und ständigem Suchen nach Unterlagen und Informationen bestimmt wird, Ihr PC-Bildschirm sich zur Pinnwand von Post-its verwandelt und Sie genervt und gestressst versuchen, an Ihrem Arbeitstag das zu schaffen, was Sie sich vorgenommen haben. Spätestens dann, wenn Sie die Farbe Ihres Schreibtisches nicht mehr erkennen und sich auch gar nicht mehr daran erinnern können, wird es Zeit zu Handeln!

Finden Sie heraus, wo Sie stehen. Hier ein paar Fragen, mit denen Sie herausfinden, wie gut oder schlecht Sie organisiert sind:

1. Befinden sich auf Ihrem Schreibtisch nur Unterlagen für die Aufgabe, die Sie gerade bearbeiten?
2. Arbeiten Sie mit nur einem Posteingangskorb?
3. Arbeiten Sie mit einer terminbezogenen Wiedervorlage, so dass Unterlagen sich nicht an Ihrem Arbeitsplatz stapeln?
4. Haben Sie ein System für laufende Projekte, so dass Sie Unterlagen und Informationen innerhalb kürzester Zeit finden?
5. Haben Sie ein Ablagesystem, in dem sich auch andere Mitarbeiter schnell zurechtfinden können, falls Sie einmal unverhofft im Job ausfallen?
6. Erleichtern Sie die Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben mit Hilfe von Checklisten?
   
7. Kennen Sie die Aufbewahrungspflichten für Ihre Unterlagen?
8. Arbeiten Sie mit einem System, mit welchem Sie stets auf dem Laufenden in Sachen Vertragsmanagement (Fälligkeit, Laufzeit, Kündigung) sind?
9. Arbeiten Sie mit einem System, welches Ihnen stets einen genauen Überblick über Ihre Aufgaben und Termine ermöglicht?
10. Haben Sie oft das Gefühl, nicht alles das zu schaffen, was Sie sich vorgenommen haben?
    

Wie viel mal haben Sie die Fragen mit Ja beantwortet?

10 mal super organisiert

7-9 mal gut organisiert, mit Hilfe von kleinen Tipps lässt sich noch einiges verbessern

3-6 mal Büroorganisation ist für Sie ein Thema, welchem Sie sich nachhaltig widmen sollten. Dann können Sie sicher sein, dass Sie mit noch mehr Effizienz und Arbeitsfreude Ihren beruflichen Alltag erleben werden.

1-2 mal kein hoffnungsloser Fall - Sie sollten sich jedoch eingehend mit Büroorganisation befassen und Sie werden erkennen, mit welchen Möglichkeiten positive Veränderungen erreicht werden können.

Überall dort, wo Sie mit Nein geantwortet haben, sitzen Potentiale und die Chance zur positiven Veränderung. Sie werden sehen, mit mehr Ordnung und System im Büro, lassen sich die Aufgaben stressfreier und effizienter bewältigen. Entzerren Sie Ihren Arbeitsalltag.

Sie benötigen Unterstützung?
Dann rufen Sie mich an - Telefon 02381 | 426 66 19 oder schreiben mir eine
eMail (www.office-consulting-reinberg.de/kontakt1.htm) - und wir finden gemeinsam Lösungsansätze.
Gern unterstütze ich Sie auch im Umsetzungsprozess.

Silvester naht und da sind sie wieder……

die guten Vorsätze für 2011

Deutschland ist im Stress. Vor allem Familien stehen anscheinend so unter Strom, dass sich zwei Drittel von ihnen gezielt mehr Entspannung für das kommende Jahr vorgenommen haben. Das ergab das aktuelle DAK-Gesundheitsbarometer "Gute Vorsätze für 2011".

Insgesamt wünschen sich 59 Prozent der Befragten für das kommende Jahr weniger Stress. Bei den Familien mit Kindern unter 18 Jahren sind es sogar 68 Prozent. Sie möchten auch ganz besonders mehr Zeit mit ihren Lieben verbringen (73 zu 56 Prozent). "Zwar zeigte unsere Weihnachtsbefragung** jüngst, dass die meisten Familien während der Festtage entspannt sind, doch auf das ganze Jahr gesehen, trifft dies offensichtlich nicht zu", erläutert Diplom-Psychologe Frank Meiners von der DAK die neuen Umfrage-Ergebnisse. "Die Anforderungen in Job, Familie und Haushalt parallel zu meistern, ist oft mit dauerhaftem Stress verbunden."

Junge nehmen sich viel vor - Ältere halten länger durch

Allgemein fällt auf, dass sich vor allem Jüngere zwischen 18- und 29-Jahren einiges vorgenommen haben: So möchten sie überdurchschnittlich häufig mehr Zeit für Familie und Freunde haben, Sport treiben, sich gesünder ernähren, weniger fernsehen und vor allem sparsamer sein. 53 Prozent von ihnen wollen 2011 weniger Geld ausgeben – im Vergleich zu "nur" 32 Prozent aller Befragten.

Immerhin hält die Hälfte der Deutschen ihre guten Vorsätze länger als drei Monate durch. Besonders ältere Menschen ab 60 Jahren setzen sie langfristig um (56 Prozent). Auch Frauen scheinen etwas willensstärker zu sein als Männer (52 zu 47 Prozent). Bundesweit betrachtet, liegen hier die Brandenburger mit 60 Prozent vorn. Schlusslichter sind die Sachsen. Von ihnen halten sich nur 37 Prozent längere Zeit an die guten Vorsätze.

Nur realistische Vorsätze umsetzbar

Diplom-Psychologe Meiners rät: „Weniger ist mehr. Setzen Sie sich wenige, aber realistische Ziele fürs neue Jahr. Auch 'Rückfälle' sollten Sie einkalkulieren und sportlich nehmen. Kleinere Etappenziele sind auch oft hilfreich. Denn ist das Ziel zu hoch gesteckt, ist der Frust meist groß, wenn es nicht erreicht wird.“

Die Top-Ten der Guten Vorsätze für 2011:

• Stress vermeiden oder abbauen (59%)
  
• Mehr Zeit für Familie / Freunde (56%)
• Mehr bewegen/Sport (52%)
• Mehr Zeit für mich selbst (49%)
• Gesünder ernähren (44%)
• Abnehmen (34%)
• Sparsamer sein (32%)
• Weniger fernsehen (18%)
• Weniger Alkohol trinken (14%)
• Rauchen aufgeben (12%)
  
  

* Repräsentative Bevölkerungsumfrage durch Forsa, 3.008 Befragte, davon jeweils 100 in Bremen und im Saarland und jeweils 200 in den übrigen Bundesländern. Erhebungszeitraum: 15. November bis 3. Dezember 2010.

** Das Forsa-Institut führte für die DAK vom 16. bis 28. September 2010 eine bundesweite und repräsentative Befragung von 1.000 Eltern von Kindern unter 18 Jahren durch.

Quelle: DAK 2010

OCR ist zertifizierter Partner der "infra-struktur"

Diese von der Firma NETZkultur Informationssysteme GmbH in Lippstadt entwickelte modulare Software-Plattform koordiniert die Kommunikation in kleinen und mittelständischen Unternehmen. Telefonate, Telefaxe, eMails, Termine, Aufgaben und Dokumente sind in einer benutzerfreundlichen Oberfläche zusammengefasst.

Mit infra-struktur behalten Sie den Überblick. Alle Formen der Kommunikation sind in einer benutzerfreundlichen Oberfläche vereint. Die Verknüpfung mit Kunden, Lieferanten, Projekten, usw. erleichtert das Auffinden von Informationen erheblich. Durch den konsequenten Einsatz von Internettechnologien benötigen Sie für einen vollwertigen infra-struktur-Arbeitsplatz nur einen PC mit Internet-Browser. Egal ob Sie sich in der Firma, zu Hause oder auf Reisen befinden, Sie haben jederzeit live Zugriff auf Ihre Daten.

Erstberatung kostenfrei - Terminvereinbarung unter Telefon 02381 | 436 66 19

Weitere Informationen finden Sie unter www.office-consulting-reinberg.de

Elektronisches Office Management

Vielleicht lässt sich ja der schon lang existierende Traum vom papierlosen Büro irgendwann einmal realisieren.

Mittlerweile gibt es interessante Lösungen, mit denen man diesem Ziel schon ein Stück näher kommen kann.

Spezielle Programme für das digitale Büromanagement bieten enorme Unterstützungsmöglichkeiten für ein elektronisches Office Management.

Vorteile eines solchen Systems sind:

• schneller und übersichtlicher Ablauf der gesamten Kommunikation
• Bereitstellung der Informationen für alle die Mitarbeiter, die diese für ihre Tätigkeit benötigen
• Transparenz, Effizienz und unmissverständliche Strukturierung der Arbeitsabläufe und Schnittstellen
• optimale zentrale Adressverwaltung
• schnelles und einfaches Verknüpfen von Informationen mit Vorgängen und Datensätzen

Die Realisierung dieser Vorteile gelingt allerdings nur, wenn die zugrunde liegenden organisatorischen Abläufe auf das elektronische System abgestimmt sind.

Gern unterstütze ich Sie bei Ihrer Organisation und berate Sie in einem ersten, für Sie kostenfreien Gespräch über Inhalte der Organisations- und Potentialberatung, Softwarelösungen und Möglichkeiten der Inanspruchnahme von staatlichen Zuschüssen.

Kontaktieren Sie mich unter der Telefon-Nummer: 02381-436 66 19 oder schreiben ein eMail an: info@office-consulting-reinberg.de

Weiteren Informationen finden Sie unter: www.office-consulting-reinberg.de