Klassische Zeitmanagement-Tools heute noch aktuell?

"Irgendwie wird mir alles zu viel. Ich schaffe nicht das, was ich mir vorgenommen habe.“ Mit diesem Gefühl gehen immer mehr Berufstätige nach dem Arbeitstag nach Hause. Es ist nicht die Arbeitsmenge, die ihnen zu schaffen macht sondern die rasante Entwicklung der Informations- und Kommunikationstechnik. Oft wurden Arbeitsabläufe und Stellenbeschreibungen dieser Entwicklung nicht angepasst. Die Folge sind Mitarbeiter, die nicht mehr abschalten können, da im Hinterkopf permanent die to-do-Liste an die unerledigte Aufgaben erinnert. Schlimmstenfalls kommen Selbstzweifel hinzu, nicht mehr in der Lage zu sein, den Erwartungen des Chefs gerecht zu werden oder die Aufgabenflut bewältigen zu können.

Die klassischen Zeitmanagementtools werden auch weiterhin eine wertvolle Unterstützung bei der Erledigung der täglichen Routineaufgaben sein. Als besonders wichtig sehe ich jedoch eine aktive Unterstützung beim Lösen neuer Aufgaben und Herausforderungen sowie die Entwicklung von neuen Routinestrategien.

Man muss nicht immer und überall erreichbar sein – jedoch werden viele Mitarbeiter mit dieser Erwartung immer mehr konfrontiert.

So ist heute Zeitmanagement/Selbstmanagement von Stressbewältigung einfach nicht mehr zu trennen. Wichtig ist, Überlastungssituationen frühzeitig zu erkennen und praxisnahe Lösungsstrategien zu erarbeiten.

Eine Lösung ist das arbeitsplatzbezogene Coaching. Nehmen Sie Kontakt mit mir auf und wir schauen in einem ersten Kennlerngespräch, welche Lösungsmöglichkeiten es für Sie geben kann.

Telefon: 02381 | 436 66 19 oder info@office-consulting-reinberg.de

Ich freue mich auf Sie!

10 Tipps gegen die Hitze im Büro

So richtig Sommer ist es ja nicht – dennoch steigen die Temperaturen ab und an über die 30 Grad-Marke. Während die sommerlichen Temperaturen für Urlauber und Ferienkinder für gute Laune sorgen, können diese für die Anderen im Büro ohne Klimaanlage zur Qual werden. Die Leistungsfähigkeit und Motivation sinken und es kann zu Kopfschmerzen, Ermüdung (obwohl, das kann auch bei einigen im Winter vorkommen :-) ) und zu Kreislaufproblemen kommen.

Hier ein paar Tipps …

Am Wetter können wir nun einmal nichts ändern – zum Glück. Klimaanlagen, Sonnenschutzverglasung und andere bauliche Maßnahmen sind mit hohen Kosten verbunden. Hier ein paar Tipps, die Sie selbst und ohne großen Aufwand umsetzen können:

1.    Tragen Sie luftige und helle Kleidung.

2.    Die Hände bzw. Unterarme zwischendurch unter fließendem kaltem Wasser kühlen. Auch ein kühles Tuch für Nacken und Schläfen macht die Hitze erträglicher.

3.    Wichtig! Trinken Sie ausreichend. Am besten ungesüßte Getränke – Alkohol am Arbeitsplatz ist ja eh verboten. Mag jetzt für den Einen oder Anderen paradox klingen – aber auch heißer Tee hilft.

4.    Nehmen Sie leichte Speisen zu sich – Salate, Obst, Gemüse. „Schweres“ Essen belastet den Kreislauf.

5.    Ein Ventilator verrichtet gute Dienste, wenn keine Klimaanlage vorhanden ist. Kühlt zwar nicht wirklich – aber macht es erträglicher.

6.    Am besten morgens das Büro lüften, wenn die Temperaturen noch niedriger sind. Dann bleibt das Büro für eine Weile kühl.

7.    Sollten für Sie flexible Arbeitszeiten gelten, dann beginnen Sie Ihren Bürotag doch etwas früher als sonst.

8.    Schalten Sie Geräte aus, die Wärme abgeben und die nicht benötigt werden.

9.    Wenn Sie allein im Büro arbeiten – stellen Sie sich eine Schüssel mit kühlem Wasser unter den Schreibtisch und baden Sie Ihre Füße darin.

10. Falls kein Sonnenschutz vorhanden ist – ein heller Vorhang schützt, das Büro aufzuheizen.

Mit der Umsetzung dieser Tipps wird vielleicht das Arbeiten bei Hitze erträglicher. Ich wünsche allen eine stressfreie Zeit und denjenigen, die ihn noch vor sich haben, einen schönen Urlaub.

„Was nervt Sie in Ihrem Büroalltag am meisten?“

Die Regus Management GmbH, ein Anbieter für Arbeitsplatzlösungen, hat in Deutschland eine Umfrage unter Arbeitnehmern aus verschiedenen Branchen durchgeführt. Diesen Personen wurde folgende Frage gestellt: „Was nervt Sie in Ihrem Büroalltag am meisten?“

Machen Sie doch einmal den Test und schauen Sie, ob Sie auf ein ähnliches Ergebnis kommen. Vergeben Sie Platz 10 bis 1 und beginnen Sie bei der Auflistung mit den weniger nervenden Punkten im Zusammenhang mit Ihren Kollegenund Kolleginnen. Arbeiten Sie sich so zu Platz 1 vor.

Hier nun das Umfrageergebnis. Einiges hat mich selbst sehr erstaunt und ich hätte dieses Ergebnis so nicht erwartet.

Platz 10 (von 5,8% der Befragten genannt): Selbstgespräche

Kollegen, die ständig alles kommentieren müssen, auch wenn sie es nur in Selbstgesprächen machen, werden als nervend empfunden.

Platz 9: Kopierstau

Was offensichtlich doch recht häufig vorkommt ist ein Kopierstau, den Kollegen hinterlassen, ohne ihn zu beheben.

Platz 8 (ca. 10%): Musik am Arbeitsplatz

Die Geschmäcker sind verschieden, so auch in der Musik. Musik am Arbeitsplatz wird von vielen als störend empfunden, wobei die Empfindung als Störenfried in den Branchen sehr stark variiert. Im Bereich Finanzwesen nehmen drei Mal so viele der Befragten Musik am Arbeitsplatz als störend wahr.

Platz 7 (12,7 %): Volle Mülleimer

Volle Mülleimer, die nicht entleert werden, weil sich beispielsweise niemand dafür zuständig fühlt – das bringt viele Mitarbeiter zur Weißglut.

Platz 6 (13,6%): Abstreiten von Fehlern

Kommt in den Büros offensichtlich doch recht häufig vor. Im Gesundheitswesen wird diese Bürosünde sogar von 60% der Befragten als Nr. 1 bezeichnet.

Platz 5 (ca. 15%): Tratsch

Auch wenn es in vielen Büros gang und gäbe ist, so wird Tratsch und Klatsch von vielen als störend empfunden.

Platz 4 (ca. 20%): Private Telefonate

Private oder auch laute Telefongespräche liegen im Ranking der Top-10-Bürosünden schon weit vorne. Auch hier gibt es wieder einen großen Branchenunterschied: Im Bereich Einzelhandel, Großhandel und E-Commerce bezeichneten sogar 80 % der Befragten private Telefongespräche als störend.

Platz 3 (ca. 30%): Unpünktlichkeit

Wohl nicht nur im Büroalltag wird Unpünktlichkeit als nervend empfunden. Unpünktlichkeit nehmen viele als fehlende Wertschätzung wahr und wer mag das schon.

Platz 2: Schmutz

Sei es jetzt in der Büroküche, -toilette oder im Büro selbst – Schmutz nervt. Ok, das ist nun keine sonderliche Überraschung auf diesem Platz.

Platz 1: Schlechte Gerüche, Rauchen und Alkohol trinken am Arbeitsplatz

Auf Platz 1 stehen gleich drei Störenfriede – alle drei an dieser Stelle kann ich nachvollziehen. Was mich allerdings sehr verwundert hat, dass Alkohol trinken am Büroarbeitsplatz von so vielen genannt wurde. Das hätte ich nicht gedacht!

Fazit: Alle Punkte kosten im Arbeitsalltag Zeit und/oder führen zu schlechtem Betriebsklima. Eigentlich lassen sich diese nervigen Umstände problemlos beheben. Einige mit klaren Organisationsanweisungen - andere mit etwas mehr Achtsamkeit gegenüber seiner Umgebung und Kollegen und Kolleginnen.

Quelle: gefunden bei zeitblüten.de

Gut organisiert für 2011? - Das war meine Frage am 8. Januar 2011

Für alle, die das Posting verpasst haben - hier noch einmal der Test
"Wie steht's mit Ihrer Organisation?"

Alle anderen können, nachdem das erste Quartal 2011 nun schon vergangen ist, Zwischenbilanz ziehen. Stehen die guten Vorsätze für 2011 schon auf dem Abstellgleis, ist das ein oder andere Vorhaben schon begonnen bzw. umgesetzt oder steht es zumindest noch auf der to-do-Liste.

Das Büro - organisisiert oder Chaos? Jeder sehnt sich nach einem papierlosen Büro - aber das wird wohl trotz vielfältiger technischer Hilfsmittel und Tools ein Traum bleiben.

Träumen Sie nicht - tun Sie etwas, damit Ihr Arbeitsalltag nicht mit Slalom läufen um Papierberge und ständigem Suchen nach Unterlagen und Informationen bestimmt wird, Ihr PC-Bildschirm sich zur Pinnwand von Post-its verwandelt und Sie genervt und gestressst versuchen, an Ihrem Arbeitstag das zu schaffen, was Sie sich vorgenommen haben.

Spätestens dann, wenn Sie die Farbe Ihres Schreibtisches nicht mehr erkennen und sich auch gar nicht mehr daran erinnern können, wird es Zeit zu Handeln!

Finden Sie heraus, wo Sie stehen. Hier ein paar Fragen, mit denen Sie herausfinden, wie gut oder schlecht Sie organisiert sind:

1. Befinden sich auf Ihrem Schreibtisch nur Unterlagen für die Aufgabe, die Sie gerade bearbeiten?
2. Arbeiten Sie mit nur einem Posteingangskorb?
3. Arbeiten Sie mit einer terminbezogenen Wiedervorlage, so dass Unterlagen sich nicht an Ihrem Arbeitsplatz stapeln?
4. Haben Sie ein System für laufende Projekte, so dass Sie Unterlagen und Informationen innerhalb kürzester Zeit finden?
5. Haben Sie ein Ablagesystem, in dem sich auch andere Mitarbeiter schnell zurechtfinden können, falls Sie einmal unverhofft im Job ausfallen?
6. Erleichtern Sie die Bearbeitung wiederkehrender Aufgaben mit Hilfe von Checklisten?
   
7. Kennen Sie die Aufbewahrungspflichten für Ihre Unterlagen?
8. Arbeiten Sie mit einem System, mit welchem Sie stets auf dem Laufenden in Sachen Vertragsmanagement (Fälligkeit, Laufzeit, Kündigung) sind?
9. Arbeiten Sie mit einem System, welches Ihnen stets einen genauen Überblick über Ihre Aufgaben und Termine ermöglicht?
10. Haben Sie oft das Gefühl, nicht alles das zu schaffen, was Sie sich vorgenommen haben?
    

Wie viel mal haben Sie die Fragen mit Ja beantwortet?

10 mal super organisiert

7-9 mal gut organisiert, mit Hilfe von kleinen Tipps lässt sich noch einiges verbessern

3-6 mal Büroorganisation ist für Sie ein Thema, welchem Sie sich nachhaltig widmen sollten. Dann können Sie sicher sein, dass Sie mit noch mehr Effizienz und Arbeitsfreude Ihren beruflichen Alltag erleben werden.

1-2 mal kein hoffnungsloser Fall - Sie sollten sich jedoch eingehend mit Büroorganisation befassen und Sie werden erkennen, mit welchen Möglichkeiten positive Veränderungen erreicht werden können.

Überall dort, wo Sie mit Nein geantwortet haben, sitzen Potentiale und die Chance zur positiven Veränderung. Sie werden sehen, mit mehr Ordnung und System im Büro, lassen sich die Aufgaben stressfreier und effizienter bewältigen. Entzerren Sie Ihren Arbeitsalltag.

Sie benötigen Unterstützung? Dann rufen Sie mich an. Sie erreichen mich unter 02381 | 426 66 19 oder schreiben mir ein eMail (www.office-consulting-reinberg.de/kontakt1.htm) - und wir finden gemeinsam Lösungsansätze. Gern unterstütze ich Sie auch im Umsetzungsprozess.

Aktenfluss statt Aktenstau

Wo sehr viele Informationen aufbewahrt werden müssen kommt es oft zum Akten- oder auch Informationsstau. Da wir von einem papierlosen Büro immer noch weit entfernt sind, heißt das:

• Büroräume mutieren zum Abstellraum
• mehr Papier führt zwangsläufig zu einem erhöhten Verwaltungs- und Suchaufwand

mögliche Ursachen:

• die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen sind im Unternehmen nicht oder nur teilweise bekannt und treffen auch nicht auf alle Unterlagen zu

• die Weiterleitung von Akten in das Archiv oder Vernichtung von Unterlagen findet nur sporadisch statt, wenn das Büro bereits aus allen Nähten platzt

• es gibt keine klaren Regelungen im Unternehmen zur Archivierung und Vernichtung von Unterlagen

• Mitarbeiter als „Akten-Sammler“ – nach dem Motto: „..könnt ich ja nochmal brauchen..“

daraus resultieren:

• wachsende Papierberge
• erhöhte Suchzeiten
• unnütze Wege
• der Verwaltungsaufwand und somit Kosten steigen
• Unübersichtlichkeit
• Platzmangel

Lösungsmöglichkeiten:

• Reorganisation des Ablage- und Dokumentensystems
• Einführung von Registraturstufen
• wenn noch nicht vorhanden – Anlegen eines Archives
• gesetzliche Aufbewahrungsfristen kommunizieren
• EDV-gestützte Informationsverwaltung

Für Fragen und weitere Informationen stehe ich Ihnen gern zur Verfügung.

Vereinbaren Sie einen ersten, für Sie kostenfreien Beratungstermin
unter: 02381 | 436 66 19

Blog im neuen Design und neuen Inhalten

einfach mal reinschauen....

Aufgabenplanung heißt Prioritäten setzen

Schon Goethe schrieb:

"Gegenüber der Fähigkeit, die Arbeit eines einzigen Tages sinnvoll zu ordnen, ist alles andere ein Kinderspiel."

Die "ABC-Analyse" ist eine Möglichkeit, seine Aufgaben zu priorisieren. Im heutigen Büroalltag hat sich jedoch aus meiner Sicht die Methode nach dem "Eisenhower-Prinzip" bewährt. Denn neben der Wichtigkeit ist auch die Dringlichkeit eine weitere, erforderliche Klassifizierung. Man fügt den ABC-Aufgaben auch noch eine weitere Kategorie - die D-Aufgaben - hinzu. Die Beachtung von Wichtig- und Dringlichkeit ist die Basis bei der Planung und Strukturierung sowohl der Ihnen zur Verfügung stehenden Zeit als auch der zu erledigenden Aufgaben.

A-Aufgaben: wichtig und dringend
sofortige Erledigung und nicht zu delegieren

B-Aufgaben: nicht dringend, aber wichtig
fallen in der Praxis meist der "Aufschiebritis" zum Opfer
werden jedoch irgendwann dringend - Vorbeugung: rechtzeitige Planung

C-Aufgaben: dringend, aber weniger wichtig
Routinetätigkeiten, die delegierbar sind

D-Aufgaben: weder wichtig, noch dringend
ersatzlos streichen!

Die Priorisierung Ihrer Aufgaben ist der erste Schritt für einen entspannteren Büroalltag und Sie werden erkennen, dass Sie mit vergleichsweise wenig Zeit einen großen Teil Ihrer zielführenden Aufgaben bewältigen. Wichtig ist immer: Aufschreiben! Dann haben Sie einen Überblick aller Aufgaben und können gezielt an die Priorisierung herangehen.

Sie benötigen weitere Beratung und Unterstützung? Dann rufen Sie mich an. Sie erreichen mich unter der Telefon-Nr.: 02381 | 436 66 19 oder schreiben an info(at)office-consulting-reinberg.de

Weitere Informationen zu Beratungsinhalten und Leistungen finden Sie auf meiner Homepage